Tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp hay cá nhân cần có kế hoạch như thế nào, có thể tối ưu chi phí tổ chức sự kiện được hay không và quy mô tổ chức là bao nhiêu? Chúng ta cùng tìm hiểu qua bài viết bên dưới nhé!
Tổ chức sự kiện là một quá trình lập kế hoạch và chuẩn bị thực hiện một sự kiện có thể là quảng bá thương hiệu, tiệc kỷ niệm, kết nối doanh nghiệp hoặc nhân sự. Đây là một hoạt động đòi hỏi sự sáng tạo, kỹ năng quản lý và kinh nghiệm để đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện được diễn ra suôn sẻ, tạo ấn tượng sâu sắc với khách tham dự. Tổ chức sự kiện có thể do một nhóm trực thuộc doanh nghiệp trực tiếp tổ chức hoặc có thể sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện để đảm bảo kiểm soát mọi hoạt động đơn giản và chuyên nghiệp hơn.
Quy mô của một sự kiện phụ thuộc vào số lượng khách tham dự, có thể phụ thuộc vào mục tiêu và đối tượng tham gia sự kiện. Tuy nhiên, nhìn chung các sự kiện nhỏ sẽ có quy mô từ 10 - 50 người, thông thường là các buổi gặp mặt, sinh nhật hoặc hội họp nội bộ. Quy mô vừa được ước tính có từ 50 - 200 người, thông thường là các buổi tiệc công ty, họp báo hoặc các hội thảo doanh nghiệp. Các sự kiện lớn thường hơn 200 người có thể là các buổi triển lãm, hội nghị, lễ ra mắt sản phẩm, sự kiện nội bộ doanh nghiệp lớn hằng năm,...
Các loại hình tổ chức sự kiện phổ biến có thể đề cập tới bao gồm:
Với đa dạng các loại hình tổ chức sự kiện, để đảm bảo tính chuyên nghiệp, an toàn và hiệu quả, việc lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ là một giải pháp hữu doanh cho cá nhân, doanh nghiệp khi cần.
Nhiều người cho rằng chỉ những sự kiện lớn mới cần tìm tới dịch vụ tổ chức sự kiện, tuy nhiên, trên thực tế thì bất kỳ sự kiện nào cũng có thể tối ưu lợi ích và hiệu quả từ việc liên hệ trung tâm tổ chức sự kiện nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực.
Đối với những sự kiện cá nhân đơn cử như tiệc sinh nhật, họp mặt đơn giản nhưng bạn muốn có một phong cách độc đáo, sự chuẩn bị cẩn thận thì việc sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ “hiến kế” giúp bạn có buổi tiệc trọn vẹn hơn.
Đối với các sự kiện cho doanh nghiệp hoặc cộng đồng lớn, đòi hỏi chương trình phải có sự chuẩn bị chỉn chu và chuyên nghiệp nhất. Việc lên ý tưởng cho chương trình, quản lý nội dung của sự kiện, chuẩn bị âm thanh, ánh sáng,.... tất cả sẽ được đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuẩn bị chu đáo, đảm bảo hiệu quả và sự thành công của sự kiện.
Lợi ích khi thuê trung tâm tổ chức sự kiện hay còn gọi là gì? Hay còn gọi là dịch vụ tổ chức sự kiện, điểm cộng đầu tiên phải kể đến đó là tiết kiệm thời gian và công sức. Bạn không cần phải lo lắng tìm kiếm địa điểm, thiết kế không gian hay quản lý lịch trình nhưng vẫn đảm bảo toàn bộ sự kiện được diễn ra theo kế hoạch ban đầu. Kế đó, việc thuê trung tâm tổ chức sự kiện sẽ hướng tới sự chuyên nghiệp và đảm bảo tính sáng tạo bởi đội ngũ giàu kinh nghiệm. Bạn sẽ không bị gò bó trong các ý tưởng bởi đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ đưa ra những ý tưởng vô cùng độc đáo và đảm bảo thực thi một cách hiệu quả.
Chi phí tổ chức sự kiện được tối ưu cũng là một điểm cộng lớn khi thuê trung tâm tổ chức. Bởi họ sẽ giúp bạn tối ưu chi phí và tránh lãng phí một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, để chi tiết hơn, mời bạn đọc cùng tìm hiểu đâu là những yếu tố ảnh hưởng đến chi phí tổ chức sự kiện.
Chi phí tổ chức sự kiện sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, tuy nhiên có thể đảm bảo rằng việc lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ tối ưu hơn nếu như bạn tự tổ chức bằng hình thức đơn lẻ.
Với nhiều khoản chi để tổ chức sự kiện, bạn có nghĩ đâu là cách để tối ưu chi phí?
Để tối ưu hóa chi phí cho tổ chức sự kiện, bạn cần thực hiện những cách sau:
Nắm rõ những khoản cần thiết sẽ giúp bạn có thể tối ưu hóa chi phí tổ chức sự kiện đồng thời đưa ra được lựa chọn phù hợp hơn.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là một bước không thể bỏ qua để sự kiện được diễn ra suôn sẻ, đảm bảo đúng kế hoạch đồng thời dễ dàng kiểm soát nếu xảy ra tình huống bất ngờ. Một kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thông thường bao gồm các bước như nội dung bên dưới.
Bạn cần xác định rõ mục tiêu tổ chức sự kiện là gì để xây dựng nội dung bám chặt mục tiêu đó. Sau đó, xây dựng nội dung chương trình từ khai mạc đến bế mạc, đâu là “nội dung đinh” của sự kiện, thông điệp của chương trình muốn nhắn nhủ là gì?... Từ đó lập danh sách khách mời tham dự gồm những ai (nhân viên, khách hàng, đối tác, hay công chúng,...)
Xác định ngân sách tổng thể và phân bổ từng hạng mục cụ thể, ngoài ra, bạn cần chuẩn bị một khoản ngân sách dự trù dùng cho những phát sinh có thể có trước, trong và sau khi tổ chức sự kiện.
Tùy vào loại hình tổ chức sự kiện mà bạn cần chọn địa điểm phù hợp với quy mô và khách mời tham dự. Về thời gian tiến hành sự kiện, bạn cũng cần cân nhắc thời gian tổ chức hợp lý, tránh trùng với các ngày lễ hoặc các sự kiện lớn khác. Nếu sự kiện tổ chức ngoài trời, quan trọng là tình hình thời tiết, cần tránh những thời điểm có thời tiết xấu làm ảnh hưởng đến toàn bộ sự kiện.
Xây dựng tuyến nội dung của chương trình, timeline cụ thể cho từng tiết mục, lời dẫn của MC,... là những nội dung quan trọng trong sự kiện. Bên cạnh đó, lên ý tưởng trang trí sao cho phù hợp với nội dung chương trình, thiết kế và in ấn các ấn phẩm, lựa chọn thiết bị âm thanh, ánh sáng cho phù hợp với quy mô chương trình.
Bạn cần lập một ban tổ chức sự kiện để thực hiện các công việc giám sát, đảm bảo sự kiện diễn ra đúng như kế hoạch và có thể xử lý tình huống phát sinh tốt.
Sau khi kết thúc, để đánh giá hiệu quả tổ chức sự kiện, cần phân tích những điểm thành công, những vấn đề cần cải thiện và gửi lời cảm ơn đến khách mời cũng như những người tổ chức sự kiện.
Có phải một kế hoạch tổ chức sự kiện khiến bạn cảm thấy “choáng” với quá nhiều chi tiết và nhiều đầu việc cần phải hoàn thành tốt để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ? Nếu không đủ nhân sự để cùng thực hiện tổ chức sự kiện, lựa chọn tốt nhất cho bạn là tìm kiếm công ty tổ chức sự kiện với đa dạng dịch vụ phù hợp với nhu cầu, quy mô và mong muốn của bạn. Để đảm bảo toàn thể sự kiện diễn ra như mong đợi, đảm bảo có đội ngũ xử lý tình huống phát sinh và giám sát toàn bộ sự kiện, việc lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện là giải pháp tốt nhất cho bạn.
Với việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện chỉn chu, tối ưu chi phí, sự sáng tạo trong thiết kế, tổ chức, trung tâm tổ chức sự kiện sẽ đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt, đặt sự hài lòng và tính chuyên nghiệp lên hàng đầu. Và nếu bạn đang còn cân nhắc các đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, bạn có thể liên hệ với chung tôi. G-DISAC - Trung tâm an toàn và xác thực thông tin số toàn cầu sẽ cung cấp cho bạn danh sách những công ty tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu.
Bản tin mới nhất
Công ty tôi có vốn nhàn rỗi, muốn cho một công ty khác vay tiền để lấy lãi thì có được pháp luật cho phép không?
Sands Bosum Business chuyên đào tạo kinh doanh, tư vấn chiến lược vận hành doanh nghiệp gia nhập thị trường Việt Nam với mục tiêu thúc đẩy tăng trưởng cho SMEs.
Công ty tư vấn doanh nghiệp với các dịch vụ tư vấn thành lập doanh nghiệp, tư vấn luật cho doanh nghiệp sẽ đóng vai trò như thế nào? Những lợi ích của dịch vụ này là gì? Mời bạn đọc cùng tìm hiểu qua bài viết bên dưới nhé!
Một công ty truyền thông sẽ đảm nhận những vai trò gì, mục đích truyền thông doanh nghiệp là gì và các yếu tố để chọn đối tác truyền thông hiệu quả là những nội dung mà bài viết sẽ thể hiện bên dưới. Mời bạn đọc cùng theo dõi.
